Эксперимент Минтруда: перевод кадровых бумаг в электронный формат

На недавнем заседании трехсторонней комиссии, занимающейся решением вопросов социально-трудовой сферы, был одобрен законопроект, предлагающий перевести все кадровые бумаги в современный электронный вид. При этом уточняется, что работодатели будут собственноручно определять конкретные виды и группы бумаг для данного тестирования, выбирать подразделения, в которых оно будет реализовано, и непосредственно – тип ЭЦП. Тем не менее, на этапе подписания трудового договора, контракта о материальной ответственности и прочих аналогичных документов работодатель должен в обязательном порядке гарантировать применение обеими сторонами соглашения ЭП (квалифицированной, усиленной). На данный момент сообщается о 37 компаниях, желающих принять участие в таком эксперименте.

Электронный вид кадровых документов – удобно и безопасно

Как высказался Вуколов Всеволод, занимающий пост заместителя министра труда и соцзащиты России, указанный законопроект призван прописать базовые положения эксперимента по созданию и ведению таких цифровых документов без бумажного носителя. Речь идет о бумагах, которые отражают особенности трудовых отношений с сотрудниками, в отношении которых предусмотрено ведение документации в бумажном виде, либо ознакомление работников с таковыми под роспись (без дублирования).

Вуколов подметил и еще один нюанс – представленный законопроект был разработан в частности, вследствие массы обращений работников, преимущественно работающих удаленно (включая вахтовиков). Таким гражданам вдвойне удобно заключать трудовые договора не в бумажном, а именно в цифровом виде.

Среди планируемых участников такого эксперимента – работодатели, согласившиеся поучаствовать в таковом, а также их сотрудники. В указанном пилотном проекте допускается участие федоргана исполнительной власти, организаций и инстанций бюджетного типа. Проведение эксперимента запланировано в срок с 01.01.2020 по 31.12.2020.

Финансовые расходы по созданию и ведению электронной кадровой документации, а также по покупке ЭЦП должен нести работодатель. Сотрудник вправе отказаться от участия в проекте, предварительно в письменной форме оповестив об этом работодателя.

В ведомстве отметили, что внедрение цифровой документации, связанной с кадровыми делами, будет производиться работодателем при помощи специальной информационной системы. Опция по ведению электронных бумаг в скором времени появится на портале «Работа в России». Новые электронные инструменты и формы, доступные на указанном портале, будут бесплатны как для сотрудников, так и для работодателей. По этой причине сервис окажется полезным и выгодным для любых групп предпринимателей, в частности для тех, кто регулярно несет расходы в связи с аутсорсингом (для ведения кадровой работы).