Межкорпоративный электронный документооборот
Все больше компаний сегодня принимает решение внедрить межкорпоративный обмен электронными документами юридической значимости. Но перед тем, как предпринимать серьезные шаги следует ответить на ряд вопросов. Например, стоит определиться, с каким оператором вы будете работать, каким образом планируете передавать документы оператору, как хотите хранить ЮЗД и применять ЭЦП – на рабочем столе сотрудника, либо на сервере? Ответив на эти и ряд иных вопросов, вы сможете определить архитектуру будущей целевой системы и состав мероприятий, нацеленных на подготовку к ее внедрению.
Выбор оператора и характер передачи документов
На сегодняшний день в России функционирует более 100 операторов: программное обеспечение каждого из них обладает своей спецификой, даже, несмотря на необходимость соблюдать определенные стандарты. Каждый оператор предусматривает передачу пользователям клиентского обеспечения: оно должно быть установлено в вычислительной сети, либо на сервере оператора.
Еще один вопрос, который вам предстоит решить – это выбор характера передачи документов. Планируете ли вы использовать интерфейс оператора, либо предпочитаете ERP-системы? Выбор рабочего места пользователя крайне важен. Вся требуемая для ЮЗД информация содержится в системе ERP, а потому должна извлекаться из нее непосредственно перед созданием документа. Тем не менее, работа посредством интерфейса оператора предполагает ручной режим обмена документами между интерфейсом оператора и ERP-системой, что противоречит идее автоматизации. Разумеется, крупным компаниям лучше отдать предпочтение встраиванию опций ЮЗД в интерфейс ERP.
Хранение электронной базы и применение ЭП
В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 года №50н «Об утверждении порядка выставления и получения электронных счетов-фактур по телекоммуникационным связным каналам с использованием ЭЦП» все лица, ответственные за электронный документооборот, должны заботиться о надлежащем хранении документов, подкрепленных ЭЦП. Это говорит о том, что ваша организация обязана обеспечить надежное хранение и ведение архива цифровых документов. Важно хранить полноценный документационный пакет, который обычно сопровождает выставление и получение электронного счета-фактуры: это нужно для учета и последующего контроля деятельности. Учтите, что электронные документы, как правило, представлены в формате xml, а потому их обычное визуальное восприятие невозможно. В связи с этим такие документы сохраняются в цифровом архиве одновременно в двух форматах – исходном xml-формате и формате PDF, являющемся вторичным по отношению к исходному, но, тем не менее, в точности дублирующим его содержание.
Не менее значимым решением также станет выбор, который нужно будет сделать между серверным и локальным форматом подписания документов. Например, в случае с локальным форматом подписания на каждом рабочем месте устанавливается инструмент криптографии (к примеру, продукт «КриптоПро CSP»), драйвера для носителей ЭП, сертификаты УЦ (удостоверяющего центра), библиотеки и некоторые иные элементы. Также не забудьте о необходимости контроля информации о сроках активности всех сертификатов и инструментов шифрования, дабы исключить потребность в обновлении таковых в критические для бухгалтерии моменты.
Серверное подписание документов несколько менее привычно, тем не менее, допустимо. Такой метод решения проблемы подписания является более упрощенным. Администрирование того или иного криптосредства/средств осуществляется централизовано, ну а сама ЭЦП обычно «привязана» к конкретной учетной записи пользователя в системе. В том числе наблюдается отсутствие необходимости в покупке носителей для электронных подписей. Важно перед окончательным выбором того или иного метода подписания получить консультацию грамотного представителя вашей службы безопасности.
