Первичные документы электронного типа: преимущества и недостатки

Как показывает практика, количество компаний, постепенно внедряющих модернизированную систему электронного документооборота или СЭД, год от года увеличивается. Обычно среди таких компаний числятся крупные или средние организации, применяющие передовые автоматизированные технологии, а также способные похвастаться обширным партнерским и клиентским кругом. Их партнеры и клиенты также уже перешли, либо только планируют переходить на СЭД. Тем не менее, далеко не все организации спешат совершать подобные переходы. Это связано с тем, что формирование и обмен документацией в электронном виде (с наличием ЭЦП) характеризуется наличием как положительных, так и отрицательных сторон, причем и в налоговом, и в чисто финансовом отношении.

О выборе типа электронной подписи

В процессе перехода со стандартного, бумажного, на усовершенствованный, - цифровой документооборот все компании руководствуются нормами Закона № 63-ФЗ. Именно он ответственен за регулировку отношений в сфере применения ЭЦП в момент заключения сделок гражданско-правового характера, предоставления муниципальных и государственных услуг, реализации муниципальных и государственных функций. В том числе положения данного закона позволяют выполнять те или иные юридически значимые процедуры.

В соответствии с общим правилом все ЭЦП можно классифицировать на 3 типа, среди которых: простая подпись, усиленная неквалифицированная, а также усиленная квалифицированная. Документ электронного типа, подкрепленный стандартной цифровой подписью до 1.07.2013 полагается документом, подписанным ее квалифицированным аналогом. Если говорить об электронных документах, сформированных после упомянутой даты, стоит заметить, что любая компания вправе самостоятельно выбирать конкретный вид такой подписи. Дело в том, что законодательство не фиксирует перечень электронных первичных документов, которые требуется заверять конкретным типом подписи.

О преимуществах и недостатках

Среди ярких преимуществ применения в вашей компании электронного документооборота значатся следующие: резкое сокращение трудовых и финансовых затрат на изготовление и последующее хранение стандартных бумажных документов. Еще один плюс заключается в возможности оперативно работать с документами. К тому же, вы заметите, насколько динамичным станет процесс согласования и анализа бумаг в электронном формате. Ваши сотрудники отныне будут экономить много рабочих часов. Нельзя не отметить и сокращенные временные затраты на отправку нужных документов, которые сложно сопоставить с временем, затрачиваемым ранее на отправку почтовой корреспонденции.

Тем не менее, есть у СЭД и недостатки. Среди таковых – финансовые затраты на разработку электронных баз данных, а также самой системы электронного документооборота. В том числе вам понадобится выделить определенные средства на обучение персонала. Среди иных минусов – возможное зависание системы, а также временные затраты на перевод всей бумажной документации в цифровой формат. Не стоит забывать о том, что все эти минусы сполна компенсируются удобством, практичностью и современными технологиями, позволяющими оперативно и качественно взаимодействовать с любыми документами.