Как подписать документ Word ЭЦП?

Существует два способа заверки документов Word электронной цифровой подписью:

1. Создание видимой строки подписи для ввода одной или нескольких подписей.

2. Создание невидимой электронной подписи.

Попробуем разобраться, в чем различия между данными способами, и рассмотрим подробно, как подписать документ Word ЭЦП каждым из них.

Ввод одной или нескольких строк электронной подписи

Строка электронной подписи в файле Word выглядит точно также как место для заверки на обычном бумажном листе. Однако она работает несколько иначе: в ней можно оставлять информацию о лице, ставящем подпись, а также комментарии для него. Лицо, заверяющее документ, в свою очередь может вставить подпись тремя способами: впечатать, загрузить изображение или подписать собственноручно при помощи планшета.

Использование строк подписи для организации безбумажного документооборота удобно при заверке контрактов, соглашений и др. документов организациями. ЭЦП позволяют узнавать о том, какая информация была заверена, а также в последующем проверять авторство, подлинность и неизменность данных.

Порядок добавления строки ЭП в файл Word:

1. Курсор мыши наводится на то место, куда следует вставить строку подписи.

2. Выбирается “Строка подписи MS Word” в группе “Текст” на вкладке “Вставка”.

3. В разделе “Настройка электронной подписи” отмечаются данные о лице, заверяющем строку подписи, которые будут отображаться прямо под ней. В соответствующих полях вводится следующая информация:

• имя лица, заверяющего документ;
• его должность (если имеется);
• адрес e-mail.

4. При необходимости создания инструкции для лица, ставящего ЭЦП, вводится соответствующая информация в форме “Инструкции для подписывающего”.

5. При необходимости комментирования подписи устанавливается флажок “Разрешение на добавление примечаний”.

6. Если необходимо указать дату заверки документа, то устанавливается флажок “Отображать дату”.

7. Для завершения следует нажать “ОК”.

8. Чтобы добавить еще одну строку ЭП необходимо повторить отмеченные выше шаги.

Порядок подписания строки ЭП в Word документе:

1. Добавленная строка выделяется двойным кликом мыши.

2. В разделе “Подпись” указывается следующая информация в зависимости от применяемой версии ЭП:

• имя подписывающегося лица, если добавляется печатная версия подписи;
• ставится подпись с помощью планшета;
• прикрепляется файл с рисунком рукописной подписи.

3. Для завершения следует нажать “Подписать”.

Ввод невидимой электронной подписи в вордовском документе

Невидимую ЭЦП удобно применять в тех случаях, когда не требуется создавать строки подписи, но необходимо подтвердить авторство, подлинность и неизменность документа. Она отличается тем, что не отображается в содержимом документа. Однако получатель может узнать, что документ заверен цифровой подписью, об этом его уведомляет соответствующий значок в строке состояния. После заверки документа электронной подписью его нельзя редактировать.

Порядок добавления невидимой ЭЦП в файл Word:

1. Выбрав пункт “Подготовка”, следует нажать “Добавить подпись”.

2. При необходимости в соответствующей форме ввода можно отметить цель подписания документа.

3. Для завершения нужно нажать кнопку “Подпись”.

В данной статье мы подробно рассмотрели, как подписать документ Word ЭЦП. О том, в каких еще сферах широко применяется электронная подпись читайте здесь.